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Auditorías financieras: Reglamentos clave y consejos

En esta hoja de consejos, explore las normas y expectativas clave de Head Start sobre las auditorías financieras. Encuentre las referencias sobre la auditoría financiera en la Ley de Head Start, las Normas de Desempeño del Programa Head Start y los Requisitos administrativos uniformes del Departamento de salud y Servicios Humanos de EE. UU.(HHS) Además, aprenda los pasos para seleccionar a un auditor y los recursos en línea relacionados (PDF en inglés).

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Ley de Head Start, sec. 642 Responsabilidades del cuerpo directivo (parafraseado)

Los auditores financieros, excepto cuando sean asignados por la ley estatal o local, deberán:

  • Informar de todas las políticas y prácticas fundamentales de contabilidad al cuerpo directivo
  • Supervisar las acciones de la agencia para abordar los resultados de la auditoría
  • Cumplir con las leyes y los reglamentos aplicables sobre los estados financieros y las prácticas de contabilidad

Los cuerpos directivos deben:

  • Revisar y aprobar todas las políticas principales de la agencia
  • Revisar y aprobar la autoevaluación anual y la auditoría financiera;

Cada agencia Head Start deberá cerciorarse de que se comparta regularmente información actualizada con el cuerpo directivo y el Consejo de Políticas en cuanto a la planificación, las políticas y las operaciones de la agencia Head Start, incluyendo la auditoria financiera.

CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA- Deberá administrarse la capacitación y la asistencia técnica apropiadas a los miembros del cuerpo directivo y del Consejo de Políticas para asegurarse de que los miembros entiendan la información que reciban y puedan supervisar y participar eficazmente en los programas de la agencia Head Start.

Norma de Desempeño del Programa Head Start 45 CFR § 1302.102

(b) Revisión del desempeño del programa. (1) Supervisión continua del cumplimiento y la corrección. A fin de asegurar la supervisión y corrección continua, el programa deberá establecer e implementar un sistema de supervisión continua que asegure la implementación eficaz de las Normas de Desempeño, que incluya asegurarse de la seguridad de los niños y otros reglamentos federales aplicables, como se describen en esta parte y deberán:

  1. recopilar y utilizar datos para informar este proceso;
  2. corregir los problemas de calidad y de cumplimiento inmediatamente o lo antes posible;
  3. trabajar con el cuerpo directivo y el Consejo de Políticas para abordar los problemas durante el proceso continuo de supervisión y corrección y durante la supervisión federal; e
  4. implementar procedimientos que previenen la recurrencia de los problemas anteriores de calidad y de cumplimiento, incluidas las deficiencias, los incidentes de seguridad y los resultados de la auditoría identificados previamente.

Requisitos administrativos uniformes, principios de los costos y los requisitos de auditoría para las adjudicaciones del HHS

  • Requisitos de las auditorías: Una entidad no federal que gasta $750,000 de las adjudicaciones federales en el año fiscal deberá someterse a una sola auditoría.
  • Frecuencia de las auditorías: Las auditorías deben realizarse anualmente.
  • Presentación de informes: La auditoría debe presentarse dentro de los 30 días naturales siguientes a la recepción del informe o informes del auditor o nueve meses después del fin del período de auditoría. A menos que sea restringido por los estatutos o reglamentos federales, el auditado debe tener copias disponibles para la inspección pública. Los auditores y los auditados deben asegurarse de que sus respectivas partes del paquete de informes proteja y no incluya información personal identificable. El centro federal de auditoría es el repositorio de registros de 45 parte 75 Subparte F, el formulario de paquetes de informes y recopilación de datos.
  • El auditado deberá:
    1. Adquirir o hacer los arreglos necesarios para la auditoría requerida y asegurarse de que se realice adecuadamente y enviarlo a su debido tiempo.
    2. Preparar los estados financieros correspondientes.
    3. Realizar un seguimiento inmediato y tomar medidas correctivas indicadas en los resultados de las auditorías, incluida la preparación de un resumen de los resultados de auditorías anteriores y un plan de acción correctiva.

Selección de auditores

Paso 1: Planifique cuidadosamente.

Tenga claro lo que hay que hacer y cuándo. Planear contratar a un auditor externo requiere tiempo y atención. Defina las expectativas de la auditoría, incluida la entidad que se auditará, el alcance de la misma, la capacidad de abordar los requisitos de auditoría de Head Start, la preferencia por la experiencia de auditoría de Head Start, cómo se evaluarán las propuestas de auditoría y las expectativas del horario programado para la misma. Considere consultar a los miembros del cuerpo directivo de la agencia con antecedentes y experiencia en gestión fiscal o contabilidad para ayudar a planificar la contratación de un auditor.

Paso 2: Comunique los requisitos de auditoría y solicite propuestas para la misma.

Se requiere competencia libre y abierta en la solicitud de servicios de auditoría. Las expectativas de auditoría desarrolladas en la planificación deben ser claramente comunicadas en la solicitud del organismo para las licitaciones o propuestas. Asegúrese de incluir el período que se auditará; una declaración clara de que la auditoría resultante debe cumplir con los requisitos de Head Start y las expectativas mínimas, tales como la licencia correspondiente, cumplir con las normas de independencia, un registro de trabajo responsable y el cumplimiento de los requisitos de la revisión por pares y la educación profesional continua.

Paso 3: Evalúe las propuestas para seleccionar al auditor.

Una vez que el período de la propuesta se haya cerrado, es importante utilizar un proceso uniforme para evaluar las propuestas de los auditores. Este proceso debería proporcionar un marco sistemático para la selección de un auditor sobre la base de las necesidades y expectativas definidas en el proceso de planificación y comunicadas en el proceso de adquisiciones. Después de cumplirse las normas mínimas, las propuestas deben evaluarse más para comprender los requisitos de la auditoría, saber el enfoque técnico sólido con plazos realistas, la experiencia pertinente y las cualificaciones de la organización auditora y suficiente experiencia y educación del personal clave para ser asignado a la auditoria. Una vez evaluadas las propuestas, considere el precio al seleccionar la propuesta más ventajosa para la organización.

Paso 4: Documente las expectativas.

Un acuerdo escrito entre el auditor y la agencia puede evitar problemas y aclarar cuestiones importantes como los plazos del trabajo a realizar, el costo final, las condiciones de pago y cualquier servicio de apoyo que proporcione el auditor, como la presentación de la auditoría al cuerpo directivo e informe de seguimiento sobre las acciones que tome la agencia para corregir los resultados de la revisión. La solicitud por escrito de las propuestas de la auditoría y la respuesta del auditor seleccionado deben ser incorporadas en el acuerdo escrito.

Paso 5: Asegúrese de una auditoria completa y puntual.

La supervisión minuciosa del progreso de la auditoría asegura que la agencia reciba el tipo y la calidad de los servicios de auditoría convenidos. Una auditoría crea una relación de trabajo entre la agencia y el auditor con el objetivo compartido de producir una auditoría oportuna y de alta calidad. Es importante supervisar los plazos, recibir informes periódicos del progreso y celebrar reuniones periódicas para debatir cuestiones que deban resolverse. Reúnase con el auditor al finalizar la auditoría para discutir el borrador del informe para asegurarse de comprender claramente el informe y sus conclusiones.

Recursos

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