La planificación tecnológica es un proceso que requiere tiempo y recursos para entender lo que es apropiado para el personal y la organización. Los directores de los programas y su personal administrativo pueden utilizar este recurso para profundizar en su comprensión de lo que implica la planificación tecnológica.

Determinar el liderazgo y apoyo
Evaluar sus recursos
Definir sus necesidades
Explorar soluciones
Escribir el plan
Conseguir financiamiento
Implementar el plan

La planificación eficaz de la tecnología es un proceso complicado. Implica un compromiso de tiempo y recursos de altos directivos y demás personal. Para tomar buenas decisiones, una organización también debe comprender aspectos claves de la tecnología.

Pero, a través de la planificación tecnológica, las organizaciones pueden lograr avances significativos. Una buena gestión de la tecnología conduce a una mayor productividad, a un aumento de la moral del personal y a un mejor servicio a los clientes, con máquinas que trabajan, redes que dan acceso a la información y aplicaciones que son apropiadas para la misión de la organización.

La información puede transformar las organizaciones, dándoles las herramientas para entender el entorno en que están trabajando, para medir la eficacia de sus acciones y para contraargumentar la información contraria de otros grupos y legisladores. La tecnología está en una posición única para aprovechar el poder de la información.

La planificación tecnológica es un proceso.TechSoup (en inglés) la ha dividido en siete fases.

1. Determinar el liderazgo y apoyo.
2. Evaluar sus recursos.
3. Definir sus necesidades.
4. Explorar soluciones.
5. Escribir el plan.
6. Conseguir financiamiento.
7. Implementar el plan.

1. Determinar el liderazgo y apoyo.Configurar un equipo de tecnología, y garantizar que la dirección y el personal confíen en este, le permitirá empezar con el apoyo de toda la organización.

   Un plan tecnológico no se escribe en un día. El proceso detrás de la escritura es la parte más importante y lo más relevante de este es cómo el personal trabaja junto para encontrar las mejores soluciones.

   • Equipo de tecnología.Es crucial que el plan tecnológico sea un producto de toda la organización y no la creación de solo un miembro del personal. Los expertos en tecnología de las organizaciones sin fines de lucro recomiendan formar un equipo de tecnología para que sirva de guía en el proceso de planificación tecnológica si es que todavía no tiene un equipo. El equipo de tecnología debe estar compuesto por una amplia gama de miembros del personal. Es muy importante que su director ejecutivo u otra persona de la dirección esté involucrado. Su equipo podría estar compuesto por un miembro de la Junta, el director ejecutivo, un gestor de proyectos, un auxiliar administrativo, un contador y un director de desarrollo, así como por el administrador del sistema si tiene uno. Establezca un calendario regular de reuniones para revisar el progreso del plan. Asegúrese de distribuir responsabilidades y establecer expectativas claras para que cada persona esté involucrada en el proceso.
   • Líder.Es fundamental contar con una persona designada para liderar el equipo de tecnología y coordinar todo el proceso. Esa persona no tiene que ser alguien que ya esté en una posición de dirección, pero debe ser alguien con capacidad de liderazgo y relativa comodidad con la tecnología.
   • Apoyo de la dirección.Es casi imposible hacer un plan tecnológico y llevarlo a cabo sin el apoyo activo de la dirección. La dirección es clave para el apoyo financiero y el financiamiento del plan. También supone una gran diferencia si usted puede convencer a la dirección para defender el plan y hablar con el personal sobre este. Una estrategia para convencer a la dirección es describir los costos actuales que implica no hacer un plan. Hágales saber cuántas horas de tiempo del personal se malgastan y cuánto dinero se pierde tratando de hacer que el sistema actual funcione. Si su organización necesita una reforma tecnológica profunda, la dirección agradecerá contar con un plan que divida las fases de implementación, para no tener que lidiar con el financiamiento de toda la iniciativa en un año presupuestario. Para consultar puntos de discusión general, vea el artículo de TechSoup ¿Por qué tener un plan tecnológico?Incluso si la dirección es reticente, debe ser consultada e informada a cada paso importante del proceso.

2. Evaluar sus recursos.El primer paso en la planificación es evaluar la tecnología existente. ¿Qué tiene implementado? ¿Qué tan bien está funcionando?

   El primer paso para desarrollar un plan es evaluar dónde usted se encuentra. ¿Suena filosófico? La clave es dedicar un tiempo a preguntarse lo que funciona y lo que necesita mejorar. ¿Qué tecnología tiene en su organización? ¿Qué habilidades tecnológicas tiene su personal? ¿En quién confía su organización para el soporte tecnológico?

   Parte de la evaluación es hacer un inventario básico de las computadoras y el software que tiene su organización. Una hoja de trabajo con el inventario del hardware puede darle una idea de la capacidad total y de la gama de áreas de trabajo en su organización. Una hoja de trabajo con el inventario del software puede darle una visión general de los recursos de software y cómo están distribuidos en las computadoras.

   Al dar este paso, usted puede ayudar a evitar la compra de tecnologías redundantes o incompatibles y puede ayudar a evaluar si su actual tecnología es obsoleta.

   En la hoja de trabajo con el inventario del hardware, deberá escribir lo siguiente para cada computadora:

   • Usuario
   • Marca
   • Modelo
   • Número de serie
   • Tipo de monitor
   • Velocidad y tipo de procesador
   • Memoria RAM
   • Capacidad del disco duro
   • Espacio disponible en el disco duro
   • Sistema operativo
   • Tarjeta de red o módem (si existe)
   • Puertos disponibles (USB, FireWire, SCSI, etcétera).
   • Lector de disquete, CD o DVD (sea específico: indicar el tipo de unidad de disco o si tiene un lector de CD, CD-R, CD-RW, DVD, DVD-R, DVD + RW, DVD-RW o DVD-RAM)
   • Cualquier equipo adicional conectado a la computadora
   • Otros equipos, como impresoras en red, switches, cortafuegos, módems, etcétera.

   En la hoja de trabajo con el inventario del software, debe escribir los paquetes de software más importantes que se utilizan, junto con los números de la versión.

   Pero la evaluación va más allá de hacer un listado de su hardware y software. Por ejemplo, es necesario que documente la configuración de la red, las políticas de acceso y los protocolos; que documente los servicios, incluyendo las bases de datos centralizados, correo electrónico y los programas informáticos compartidos; y que documente sus prácticas administrativas, desde las relacionadas con el personal hasta las políticas escritas.

   La parte más importante de la evaluación es hacerse usted mismo algunas preguntas sobre lo bien que están trabajando sus sistemas actualmente. La hoja de trabajo siguiente le dará una idea de los problemas que debe tener en cuenta en las diferentes áreas de la evaluación tecnológica.

   Hoja de trabajo para la evaluación de la tecnología organizativa

3. Definir sus necesidades.¿Por qué necesita tecnología? ¿Qué te ayudará la nueva tecnología a hacer lo que no puedes hacer ya? Definir sus necesidades le permitirá elegir las soluciones más eficientes.

   El truco para definir sus necesidades es describir lo que quiere hacer con la tecnología, no lo que piensa que necesita comprar. Considere los problemas con los que podría toparse en su organización: nuevas políticas que establecer, los procedimientos que debe seguir para encontrar nuevos financiamientos y nuevos miembros del personal para trabajar en la estructura de su organización. Luego considere todas las herramientas posibles, incluyendo las herramientas tecnológicas que se podrían utilizar para resolver estos problemas.

   Aprender a pensar de esta manera es un poco como aprender un idioma diferente. Empiece por pensar de una manera más abstracta, luego comience a discutir cómo la tecnología puede ayudarlo a solucionar sus problemas y ayudar a que su organización cumpla mejor con su misión. ¿Qué podrían lograr los miembros de su personal con una nueva intranet? ¿Qué nuevas capacidades supondrían una diferencia crítica para la productividad?

   Arme un buen equipo tecnológico que represente todos los programas y áreas administrativas principales de la organización, incluyendo una persona que tome las decisiones y que esté involucrada en la planificación estratégica y personal técnico. Recuerde que un equipo completo de personas con habilidades técnicas no es necesariamente el mejor preparado para ocuparse de la tecnología en cuanto a la misión de su organización. También ayuda si el equipo de tecnología recopila sugerencias del personal en relación con sus necesidades. Puede recibir sugerencias del personal a través de una encuesta o a través de entrevistas individuales.

   A la hora de definir sus necesidades, no comience diciendo: "Necesitamos una red de Windows XP Professional con 10 Pentium III". Windows XP Professional puede o puede no ser rentable o factible. Más importante todavía, si no sabe por qué lo va a adquirir, no hay forma de saber si le servirá para lo que usted necesita. Una organización sin fines de lucro podría decir, por ejemplo: "Necesitamos que nuestro personal se pueda comunicar efectiva y eficientemente y realizar investigaciones sobre los asuntos que son importantes para nuestra organización". Una vez que haya detectado sus necesidades de esta manera, puede empezar a pensar en cómo la tecnología puede ayudarlo a alcanzar sus metas. Usted puede concluir, por ejemplo, que su personal necesita acceso a un correo electrónico, pero considere qué programas de correo electrónico son adecuados, si su personal necesita listas de direcciones centralizadas y cuánto le preocupa la privacidad. Entonces, puede empezar a evaluar las tecnologías concretas que están disponibles.

   Mientras más relacionadas estén sus necesidades tecnológicas con su misión más amplia como organización, mejor será su plan. Las recomendaciones del plan serán más útiles y significativas, y más convincentes a los ojos de donantes potenciales. Los siguientes ejemplos ilustran el tipo de lenguaje que puede utilizar:

   • "Somos una organización para la protección de personas discapacitadas que hace campañas en los medios de difusión y sesiones de capacitación en los centros de trabajo para crear conciencia sobre las necesidades de las personas con discapacidad. Tenemos que conectarnos a Internet con el fin de coordinar la planificación de conferencias regionales y sesiones de capacitación con nuestros socios en otros estados que utilizan el correo electrónico. También necesitamos comunicarnos por correo electrónico con las empresas que estén considerando invitarnos a dar sesiones de capacitación".
   • "Somos una agencia de servicio social que ofrece servicios de capacitación y referencia a los ciudadanos de habla hispana del área. Nuestro personal de referencia necesita compartir información sobre los clientes con nuestro personal de asesoramiento laboral".

   A la hora de definir sus necesidades, hágase una idea de cuáles son sus prioridades. ¿Qué es esencial para el próximo mes y qué puede esperar medio año? Por ejemplo, una organización sin fines de lucro podría decidir qué hacer una copia de seguridad de todos los datos es una prioridad, mientras que crear un sitio web para donantes puede esperar unos meses.

   También fíjese en otras organizaciones en su sector para informarse sobre las mejores prácticas en cuanto a tecnología. Aunque no es buena idea seguir ciegamente a otras organizaciones, es esencial mantenerse al tanto de los cambios en su campo para poder aprovechar la tecnología con prontitud.

4. Explorar soluciones.El siguiente paso es investigar las opciones tecnológicas existentes y decidir cuáles son las que satisfacen sus necesidades a un costo mínimo.

   Una vez que haya evaluado sus recursos y definido sus necesidades, el siguiente paso es hacer un plan concreto de cómo satisfacer esas necesidades. Para esta fase de planificación tecnológica se necesita el conocimiento más técnico. La investigación en la web, así como la información de las otras áreas de TechSoup pueden ayudarlo a empezar. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro necesitarán algún tipo de asesoramiento para desarrollar un plan completo.

   Si usted no ha estado trabajando con un asesor, puede contratar a uno en este momento. Consulte el artículo Cómo obtener ayuda con su plan de tecnología para encontrar ideas que pueden ayudarlo. Asegúrese de que el asesor que usted contrate sepa cuál es el alcance de su presupuesto. Dígale qué recursos de apoyo tendrá disponibles para que no le recomienden un sistema que necesite mantenimiento extenso si usted no tiene el tiempo del personal ni la experiencia para trabajar con él. Para más sugerencias, consulte el artículo Cómo trabajar con voluntarios corporativos y consultores.

   Decidir sobre soluciones concretas que se ajusten a su presupuesto puede ser la parte más difícil de la planificación tecnológica. Es importante cerciorarse de que todas las soluciones que usted escoja sean compatibles. Por ejemplo, si usted quiere una nueva base de datos, un nuevo sistema de copia de seguridad y una nueva red, tendrá que cerciorarse de que la base de datos pueda ser compartida a través del tipo de red que va a tener, y que el sistema de copia de seguridad pueda copiar la base de datos cuando esta esté abierta si es necesario. La tecnología es interdependiente y hay decenas de opciones con diferentes precios para cada decisión tecnológica, por lo que negociar sus prioridades puede ser muy complicado. Lo importante es volver a su visión original de cómo la tecnología puede ayudarlo a llevar a cabo su misión. ¿Cuáles son las nuevas funciones clave que desea que la tecnología tenga? Por supuesto que debe considerar el precio, pero no se quede estancado en una tecnología barata que no crezca con usted y que no funcione con las tecnologías futuras.

   Antes de optar por una solución o decidir consultar a un asesor, cerciórese de tener una sólida comprensión de las diferentes opciones. Las áreas de contenido de TechSoup son un buen punto de partida para información general y otros recursos para responder a preguntas generales de tecnología:

   1. ¿Qué tipo de red necesita?
   2. ¿Qué compras de hardware o actualizaciones debería hacer?
   3. ¿Qué software debería elegir?
   4. ¿Cuál es la mejor manera de conectarse a Internet?
   5. ¿Cómo debe hacer para que su organización tenga una presencia en la web?
   6. ¿Cómo puede ocuparse de sus necesidades de base de datos?
   7. ¿Cuál es la mejor manera de capacitar a su personal?
   8. ¿Cómo puede ocuparse de las necesidades de administración regulares del sistema?

5. Escribir el plan.Su plan escrito debe documentar sus recursos, necesidades y soluciones, así como su presupuesto.

   Las organizaciones sin fines de lucro usan formas diferentes para escribir sus planes tecnológicos. Independientemente de la forma que usted elija, hay varios elementos clave que debe tener en cuenta:

   • Perfil organizativo

     ¿Quiénes son como organización? ¿Cómo está organizado y qué tipo de servicios ofrece? Su plan tecnológico debe comenzar con una breve descripción de su organización que defina el contexto de sus necesidades tecnológicas. Un buen perfil organizativo debe incluir su misión y visión, así como detalles prácticos sobre su trabajo actual. Esta visión general integrará el plan tecnológico a su misión y les recordará a todos, desde el personal y la junta directiva hasta los donantes potenciales, que no se trata solo de la tecnología. Se trata de preparar a su organización para llevar a cabo su misión de una mejor manera.

     A continuación hay dos muestras de perfiles organizativos:

     La Alianza del Inmigrante
     La misión de la Alianza del Inmigrante es empoderar al individuo y a la comunidad para mejorar la calidad de vida y enriquecer nuestro patrimonio cultural. Durante más de 15 años, IA ha brindado diversos servicios sociales y oportunidades a más de 3,000 personas anualmente. IA ofrece asesoramiento general sobre empleo, provee personal para servicio de información general y referencia y ofrece asesoramiento individual sobre temas de ciudadanía e inmigración. También ofrece varios programas de actividades extracurriculares y de verano para jóvenes. IA también alberga oficinas de otros organismos que proporcionan servicios médicos, de Seguridad Social y derecho a la vivienda.

     Acción por la Salud de la Mujer
     Acción por la Salud de la Mujer es un grupo de educación y promoción fundado y dirigido por mujeres que han sobrevivido a las condiciones de salud de las mujeres. La misión de WHA es cabildear para que haya más recursos de investigación y tratamiento dedicados a la salud de las mujeres. WHA publica un boletín con una circulación de más de 5.000, responde públicamente a la desinformación en los medios de comunicación, presiona a los responsables de las políticas públicas a "hacer lo correcto" y lleva a cabo campañas de educación pública a través de medios de comunicación.

   • Visión de la tecnología

     La visión de su organización en cuanto a la tecnología (junto con una breve sección sobre el estado actual de la tecnología en su organización) puede aparecer en forma de resumen ejecutivo. ¿Cómo fomentará la tecnología la misión de su organización? ¿Cuál es su visión a largo plazo para el uso de la tecnología? Si bien esto no es necesariamente una parte esencial del plan, esta sección puede dar una visión general de sus objetivos en cuanto a tecnología y la relación de esta con la misión de su organización.

     Si se incluye esta sección, debe basarse en gran medida en el trabajo que usted hizo anteriormente como parte del proceso de planificación tecnológica para definir sus necesidades.

     Por ejemplo, una visión de la tecnología podría incluir afirmaciones como las siguientes:

     "Nuestros tres departamentos prestan servicio a la misma cartera de clientes, pero actualmente no tienen ningún mecanismo para compartir la información de contacto, el historial ni las necesidades del cliente. Compartir la información es crucial para hacer referencias precisas y asesorar a los clientes. Compartir la información de contacto también hará que aumente significativamente la eficiencia. Con el fin de permitir que el personal de todos los departamentos vea toda la información sobre un cliente, desarrollaremos una base de datos compartida que rastree información sobre cada cliente. Haremos una inversión inicial de energía y tiempo del personal en la entrada de datos para que la base de datos sea completamente funcional. También formaremos a todo el personal para que aprendan a usar la base de datos y puedan documentar e investigar las interacciones con los clientes en un solo lugar".

     "Nuestra organización depende de los voluntarios de AmeriCorps que sirven durante un año y son quienes entregan los alimentos a nuestros clientes sin hogar. En muchas ocasiones reclutar a voluntarios cualificados es un reto, sobre todo porque es difícil hacerle saber sobre esta oportunidad a gente joven de todo el país que podría considerar la posibilidad de mudarse a la zona para trabajar con nosotros. Con el fin de llegar a potenciales voluntarios que utilizan Internet regularmente en sus universidades, diseñaremos y daremos a conocer un sitio web que describa el programa que ofrecemos y el proceso de solicitud".

   • Proyectos
     El cuerpo de su plan tecnológico es una descripción de los proyectos tecnológicos que usted emprenderá. Para cada proyecto, tendrá que proporcionar la siguiente información:

     Descripción: Una breve descripción de lo que usted planea hacer. Por ejemplo, si su proyecto es "Establecer una red de área local", el comienzo de su descripción puede decir algo como esto:

     "La organización sin fines de lucro A cuenta en la actualidad con 10 áreas de trabajo independientes, sin ninguna red que las conecte. Este proyecto configurará una red de área local de punto a punto para estas 10 computadoras, usando Windows 98 como sistema operativo de red ".

     Beneficios: ¿Qué le permitirá hacer este proyecto a su organización que usted no podía hacer antes? Esto ayuda a describir los beneficios de entrada, para que quede claro cuán prioritario es el proyecto. La descripción de los beneficios también será útil si usted les presenta su plan tecnológico a los financiadores, ya que podría convencerlos de la importancia de la inversión en tecnología que usted está describiendo. Para obtener más información sobre cómo escribir una propuesta de financiación de la tecnología, ver el artículo sobre Cómo se financia la tecnología: conceptos básicos (en inglés).

     Dos beneficios que traería crear una red de área local podrían ser:

     • Una red de área local permitirá a la organización sin fines de lucro A configurar un acceso rentable compartido a Internet y al correo electrónico. El uso actual que hace la organización sin fines de lucro A del correo electrónico y de la web está limitado a usarlo uno a uno. La posibilidad de contar con un acceso simultáneo y continuo permitirá a los miembros del personal usar Internet con frecuencia para la investigación y usar el correo electrónico como una herramienta de comunicación eficaz con colegas de otras organizaciones y con clientes, miembros y organizaciones participantes.
     • La organización sin fines de lucro A tiene varios departamentos y todos almacenan datos acerca de los mismos clientes. En la actualidad, no hay manera de que estos departamentos puedan acceder a los archivos de los demás. Una red de área local le permitiría a todo el personal ingresar y acceder a datos en una base de datos que se compartiría en toda la red. Tener una base de datos ahorrará un tiempo que ahora se está perdiendo en entradas múltiples de los mismos datos y creará una fuente fidedigna para toda la información del cliente.

     Tareas: ¿Qué tareas se necesitarán para completar este proyecto? Enumerar las tareas será extremadamente útil para establecer una línea de tiempo y comenzar la implementación.

     Tres tareas relacionadas con la creación de una red de área local podrían ser:

     • Instalar el cableado
     • Configurar las áreas de trabajo
     • Capacitar al personal para que tenga acceso a archivos compartidos en la red

     Costo: Al final de la descripción de su proyecto, enumere los costos asociados con cada paso. Por ejemplo, uno de los costos asociados con la configuración de una red de área local podría ser:

     Comprar cinco tarjetas de 10 Base T Ethernet, a $45 cada una... $225

   • presupuesto,

     Ningún plan tecnológico está completo sin un presupuesto. Crear un presupuesto es la única manera de determinar si su plan es práctico o no.

     El presupuesto debe incluir los costos previstos para todos los aspectos de los proyectos que usted haya enumerado. Un error común es incluir solo las compras de hardware y software en el presupuesto. En realidad, una buena regla general es que aproximadamente el 70 por ciento de su gasto en tecnología debe destinarse a la capacitación y asistencia técnica y solo el 30 por ciento a la compra de tecnología.

     Si va a contratar a un administrador del sistema, tenga en cuenta el salario de esta persona. Si va a contratar a un asesor para solucionar problemas y dar mantenimiento con regularidad, debe calcular la frecuencia y el costo de los servicios de dicho asesor.

     No olvide incluir las asignaciones de personal y los presupuestos de tiempo. Aunque esto puede ser más difícil de calcular que sus otros gastos, puede ayudarlo a determinar cuándo tiene más sentido contratar ayuda externa.

     Si su plan tecnológico se divide en diferentes fases, es conveniente que también divida su presupuesto en fases. Esto le permitirá distinguir entre inversiones inmediatas y proyectos a más largo plazo.

   • Cronograma o ruta crítica

     El cronograma incluiría las fases de trabajo y los plazos para la implementación de su plan.

     Para las organizaciones sin fines de lucro que necesitan recaudar fondos antes de que puedan implementar un plan tecnológico, una ruta crítica puede ser más apropiada; similar a un cronograma, la ruta crítica indica el orden en que deben ser completados los distintos aspectos del proyecto.

6. Conseguir financiamiento.Ahora puede usar su plan tecnológico como un elemento clave para buscar el financiamiento de la tecnología. Para obtener más información, ver el artículo sobre Cómo se financia la tecnología: Conceptos básicos.

7. Implementar el plan.Establecer un cronograma, asignar responsabilidades y evaluar su progreso hará que su plan se haga realidad.

   Como dijo una vez el poeta Robert Burns: "Los mejores planes de los ratones y de los hombres pueden salir mal". La triste verdad es que muchos planes tecnológicos se quedan en un estante y nunca se llevan a cabo. La implementación no es automática. De por sí, hay que planificarla detenidamente. Incluso si usted ha estado trabajando todo el tiempo con un asesor para hacer su plan tecnológico, ocuparse de la implementación es tarea de su organización. Solo usted puede pensar detenidamente quién puede llevar a cabo los diferentes aspectos del plan y cuándo lo harán.

   Los siguientes elementos son clave para una implementación exitosa:

   • Designar a un responsable. Una persona debe estar a cargo de supervisar el proceso. Esta no es necesariamente una función técnica, sino administrativa. Esta persona también puede comunicarse con los asesores que implementen partes del plan y supervisarlos. Además, presentará informes periódicamente al equipo de tecnología y a la administración.
   • Dividir los proyectos en tareas.Cerciórese de que los pasos individuales estén claros para que pueda monitorear el progreso.
   • Asignar responsabilidades.Deje claro qué miembro del personal realizará cada tarea.
   • Establecer un cronograma.Establezca etapas y fechas límite para las diferentes fases de su plan.
   • Evaluar su éxito.La evaluación debe estar incorporada en cualquier proceso de planificación, y la planificación tecnológica no es una excepción. Decida de antemano qué indicadores de éxito buscará. Incorpore controles de evaluación a su cronograma.
   • Actualizar su plan tecnológico.El plan tecnológico debe ser un documento en evolución constante. ¡A medida que surjan nuevas necesidades y prioridades, modifique el plan según corresponda! Si un proyecto tecnológico no funciona como se esperaba, puede replantearse el plan y volver a escribirlo.

En conclusión

La planificación tecnológica no es rápida ni simple. No hay ninguna fórmula mágica para el éxito. Para poder tomar decisiones fundamentadas, tendrá que acceder a los expertos en tecnología. También puede recibir asesoría para gestionar el proceso de planificación. Que usted pueda hacer la planificación por sí mismo depende de la experiencia en tecnología que tenga su personal. La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro no tienen suficientes conocimientos para completar todo el proceso de planificación, ni siquiera para decidir qué tipo de red necesitan o la mejor manera de conectarse a Internet. En la mayoría de los casos, TechSoup recomienda contar con recursos externos.

Sin embargo, ahorraría dinero si buscara ayuda para algunos aspectos de la planificación tecnológica, pero pudiera ocuparse usted mismo de otros aspectos. Por ejemplo, solo usted puede definir lo que desea que gane su organización con el uso de la tecnología.

Hacer el inventario de hardware y software puede ser la parte mejor definida de la planificación tecnológica. Como resultado, usted tiene más opciones de cómo hacerlo. Si algún miembro del personal tiene un mínimo conocimiento del vocabulario de hardware y software, bien puede hacerlo internamente. ¿Hay alguien que sepa cómo averiguar la velocidad del procesador de una computadora? ¿Cómo averiguar el número de versión completo de una aplicación de software? Pídale al empleado con más conocimientos técnicos que le eche un vistazo a la hoja de trabajo con el inventario de hardware y software para ver si él o ella entiende todas las columnas. Otras opciones pueden ser contratar a un asesor o encontrar a un voluntario.

Para la planificación de soluciones tecnológicas puede ser necesaria una comprensión de la tecnología mucho más profunda. En algunos casos, algunas organizaciones sin fines de lucro que ya tienen a un miembro del personal con experiencia en IT, determinan que investigando en la web y a través de llamadas telefónicas, el equipo de tecnología puede completar el plan. Sin embargo, si usted no cuenta con una persona con experiencia en IT, será difícil que alguien aprenda lo suficiente como para emitir un juicio confiable.

Ya sea que busque o no ayuda exterior, es fundamental que eduque a su propio equipo de tecnología para que el plan sea exitoso. Para entender las opciones que un asesor puede presentarle, necesita conocer el vocabulario y los conceptos básicos. Las áreas de contenido de TechSoup son un buen lugar para empezar.

¿Listo para buscar ayuda? Consulte Cómo obtener ayuda con su plan de tecnología.

¡No se desanime! Puede encontrar ayuda. La planificación tecnológica no es algo simple, pero es un proceso rico e impactante. A largo plazo, esta puede reducir diez veces sus dolores de cabeza y llevarle a utilizar la tecnología para fomentar su misión como nunca había soñado.

Última actualización: June 4, 2024